周五晚上，我刚下班回到家，就接到了朋友赵阳的电话。电话那头的他，声音听起来有气无力的。
"喂，薇薇，你下班了吗？"赵阳的声音带着一丝疲惫。
"刚到家，怎么了？听你声音不太对。"我放下手里的包，走到沙发边坐下。
"别提了，今天又是'兵荒马乱'的一天。"赵阳叹了口气，"早上一到公司就被老板催着要报表，我刚打开电脑，客户电话就来了，聊了半个多小时。挂了电话想专心做报表，结果同事又过来问我借资料，一折腾就到中午了。下午人更多，办公室里吵吵闹闹的，我根本静不下心来，报表改了好几遍都不对，最后加班到现在才弄完。"
我听着他的抱怨，仿佛看到了他在办公室里手忙脚乱的样子："我懂我懂，这种'被事情推着走'的感觉最难受了。你是不是没给工作分个轻重缓急，所以一遇到突发情况就乱了阵脚？"
"分轻重缓急？"赵阳愣了一下，"我也想啊，但事情一来就扎堆，根本没时间想那么多。而且办公室里人来人往的，一会儿一个事，我根本没法专注。"
"这就是问题的关键了。"我身体微微前倾，对着电话说，"你不是没时间，而是没用好时间。我以前也跟你一样，每天忙得团团转，却没做成几件事。后来我总结了一个方法，就是根据环境来安排工作，效率一下子就提上来了。"
"根据环境安排工作？怎么安排？"赵阳的声音里充满了好奇。
"很简单，就是'看人下菜碟'。"我笑着说，"你想想，办公室里什么时候最安静？什么时候最吵？"
赵阳想了想："一般早上刚上班的时候人比较少，大家都在自己座位上忙着开电脑、收邮件，相对安静一些。到了上午十点多以后，人就多起来了，有人走动，有人聊天，还有人打电话，特别吵。下午也差不多，只有快下班的时候才会稍微安静一点。"
"对！就是这个规律。"我兴奋地说，"你就可以利用这个规律来安排你的工作。把需要高度专注的任务，放在人少、安静的时候做；把可以分心的任务，放在人多、嘈杂的时候做。这样一来，你就不会因为环境干扰而浪费时间了。"
赵阳还是有点不明白："我不太清楚哪些任务需要高度专注，哪些可以分心。你能给我举个例子吗？"
"当然可以！"我给他整理了一份任务分类清单，"你听好了，像打电话、做复杂报表、写重要邮件、进行头脑风暴这些任务，都需要你全神贯注，不能有任何干扰。这些就是需要高度专注的任务，应该放在早上刚上班或者下午快下班的时候做。"
"而像整理文件、回复常规消息、练字、做题这些任务，不需要你一直盯着，可以随时暂停和恢复，就可以放在人多、嘈杂的时候做。这样既能利用碎片时间，又不会影响主要工作。"
赵阳恍然大悟："哦！我明白了！我今天就是把'打电话'和'做报表'这两个需要专注的任务混在一起做了，结果电话一接，思路就断了，报表改了半天都不对。要是我早上先把报表做完，再处理电话和其他杂事，肯定就不会这么狼狈了。"
"没错！"我肯定地说，"这就是优先级的问题。你得学会给你的工作排个队，让最重要、最需要专注的任务'插队'，先把它们做完。剩下的时间再处理那些不那么紧急的事。"
赵阳又问："那我每天早上一到公司就一头雾水，不知道该先做什么，你有什么办法能让我快速进入状态吗？"
"当然有！"我给他整理了一份每日工作启动清单，"你每天早上花5-10分钟，照着这个清单做一遍，保证你能快速进入工作状态。"
"第一步，快速回顾与规划。花2分钟时间，想想昨天有没有没完成的任务，再明确今天最重要的1-3件事是什么，把它们记在笔记本最显眼的位置。这样你就知道今天的目标是什么，不会跑偏。"
"第二步，环境准备。花2分钟整理一下你的桌面，把不需要的文件和杂物收起来，只留下今天要用的东西。然后打开电脑，登录工作软件，准备好笔和纸。一个干净整洁的工作环境，能让你的心情和效率都变好。"
"第三步，状态调整。花1分钟喝杯温水，做几次深呼吸，清空脑子里的杂念。告诉自己'新的一天开始了，我准备好了'，给自己积极的心理暗示。"
"第四步，确定第一件事。花1分钟评估一下办公室的环境，看看人多不多。然后根据你的任务分类清单，挑出今天的第一件事，马上开始做。别犹豫，一犹豫就容易拖延。"
赵阳听得很认真，在电话那头不停地点头："这个方法好！我明天早上就试试。每天花几分钟'热身'，总比一上来就手忙脚乱强。"
"可不是嘛！"我笑着说，"就像运动员上场前要热身一样，我们工作前也需要'热身'。这个启动清单，就是你的'热身操'，能帮你从'休息模式'快速切换到'工作模式'。"
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